Je warmtepomp en ISDE: van modelnummer tot betaalbewijs
Op de offerte staat een warmtepomp en op de productpagina een artikelnummer. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), die de subsidie behandelt, gebruikt een meldcode: het nummer waarmee het type warmtepomp in de apparatenlijst staat. Hoe weet je of die gegevens over hetzelfde apparaat gaan? Voor een mogelijke ISDE-aanvraag moet die verbinding duidelijk zijn. ISDE staat voor Investeringssubsidie duurzame energie en energiebesparing. Hieronder lees je welke gegevens je vóór aankoop verzamelt en welke bewijsstukken je na aankoop en installatie toevoegt. Zo ontstaat je dossier op het moment dat de documenten beschikbaar komen.
Eerst je woning en de voorwaarden
Deze uitleg is voor particuliere eigenaar-bewoners in Nederland: je bezit de woning en woont er zelf. RVO licht die doelgroep toe op de ISDE-pagina voor woningeigenaren. Gebruik deze uitleg niet voor een bedrijf, vereniging van eigenaars of woning in België; daarvoor moet je de toepasselijke regeling afzonderlijk bekijken.
Controleer vóór bestellen ook de warmtepompvoorwaarden van RVO. Daaronder vallen een nieuw toestel voor het verwarmen van kamers of van water voor bijvoorbeeld de douche en kraan en installatie in een woning van vóór 1 januari 2019, óf aantoonbaar een omgevingsvergunning aangevraagd vóór 1 juli 2018. De volledige installatie moet door een bouwinstallatiebedrijf worden uitgevoerd. Dit zijn belangrijke eerste controles; lees bij RVO ook de overige voorwaarden voor jouw uitvoering. Een vermelding op de apparatenlijst beslist nog niet over je hele aanvraag.
Verbind de offerte met het exacte fabrikanttype
Zet vóór aankoop drie gegevens naast elkaar: de merknaam, het volledige typenummer van de fabrikant en de omschrijving op de offerte. Neem letters, cijfers en toevoegingen helemaal over. Het winkelartikelnummer helpt de leverancier je bestelling terug te vinden; behandel dat niet vanzelf als het fabrikanttype. Vraag bij een pakket ook welke apparaten en uitvoeringen precies zijn inbegrepen.
Open de actuele meldcodelijst voor warmtepompen en vergelijk merk en model/type met je offerte. Staat er een combinatie vermeld, vergelijk dan de volledige combinatie. Noteer de passende code naast het type en bewaar de vindplaats met de datum waarop je keek.
Stel dat de offerte alleen een serienaam noemt, terwijl het technische document meerdere uitvoeringen beschrijft. Dan ontbreekt nog de koppeling met jouw bestelling. Vraag de leverancier om het volledige type en de bijbehorende documentatie. Neem geen code van een ongeveer gelijknamig toestel over. Wordt later een ander model aangeboden, voer deze vergelijking opnieuw uit.
Geen meldcode gevonden? Verzamel productbewijs
RVO laat ook een aanvraag toe voor een warmtepomp die niet op de meldcodelijst staat. Je moet dan een productbeschrijving en technische documentatie van het type meesturen. RVO beoordeelt of het apparaat voldoet; een afwijzing blijft mogelijk. Dat staat in de toelichting bij de meldcodelijst. Een ontbrekende code is dus aanleiding om bewijs op te vragen, geen automatische uitspraak over geschiktheid.
Vraag om documenten waarin het aangeboden type herkenbaar staat. Bewaar bijvoorbeeld het technische productblad bij de offerte en markeer voor jezelf welke uitvoering je bedoelt. Een brochure voor een hele serie kan onduidelijk laten welk toestel je koopt. Via de klantenservice van Solargroothandel.nl kun je ontbrekende productdocumentatie navragen. Leg een vraag over de subsidievoorwaarden aan RVO voor, met het exacte type en de documenten erbij.
Advies nodig voor je project?
Het team van Solargroothandel.nl helpt je graag met advies op maat voor airco's, warmtepompen, laadpalen, zonnepanelen en thuisbatterijen.
Na aankoop horen factuur en betaalbewijs bij elkaar
Maak al bij de offerte afspraken over de documenten die je later ontvangt. Het RVO-stappenplan adviseert de meldcode in de offerte en op de factuur te laten zetten. Bewaar ook de opdrachtbevestiging of getekende offerte. Daarmee houd je vast wat je hebt afgesproken, ook wanneer aankoop en installatie bij verschillende partijen liggen.
Voor de warmtepompaanvraag noemt RVO een factuur én betaalbewijs met aanschafdatum, bedrag en betaaldatum of betaaldata. Die stukken vervullen verschillende functies: de factuur beschrijft wat in rekening is gebracht; het betaalbewijs toont de betaling. Een offerte vervangt die combinatie niet. Zet bij afzonderlijke betalingen de bijbehorende bewijsstukken bij dezelfde factuur.
Als betaalbewijs noemt RVO een bankafschrift of afdruk van je online rekeningoverzicht. Daarop moeten het bedrag, de betaaldatum, jouw naam, adres en rekeningnummer en de naam van de ontvanger staan. Bij betaling in een winkel noemt RVO een factuur waarop de leverancier vermeldt dat betaald is. Zie de RVO-uitleg over betaalbewijzen. Lees je stukken dus na op de gevraagde gegevens, voordat je ze opbergt.
Na installatie maak je het dossier compleet
Voeg de werkelijke installatiedatum toe zodra het werk is afgerond. De leverdatum van een doos vertelt niet wanneer het toestel is geïnstalleerd. Vraag de uitvoerder om bevestiging als dat uit de ontvangen stukken niet duidelijk wordt. Volgens de documentenlijst voor warmtepompen heb je daarnaast de adressen van de woningeigenaar en uitvoerder en/of leverancier nodig, plus naam en telefoonnummer van de contactpersoon van het bouwbedrijf.
Gebruik vóór je aanvraag deze korte eindcontrole: - **Apparaat:** komen merk, volledig type en eventuele modelcombinatie overeen in offerte, productdocumenten en factuur? - **Productbewijs:** heb je de passende meldcode of, bij een ontbrekende code, productbeschrijving en technische documentatie? - **Aankoop en betaling:** zijn factuur, aanschafdatum, bedrag en alle bijbehorende betaalbewijzen terug te vinden? - **Uitvoering:** zijn installatiedatum, adressen en contactgegevens van het betrokken bedrijf vastgelegd?
Bewaar ook een foto van de installatie bij je woning: het algemene RVO-stappenplan noemt die bij de aanvraaggegevens. Je vraagt als woningeigenaar na installatie aan, binnen 24 maanden. Bekijk vlak vóór indienen opnieuw de actuele RVO-informatie en de gevraagde bijlagen. Ontbreekt bijvoorbeeld het type op de factuur, vraag dan de partij die de factuur maakte om verduidelijking; vul een onzekere modelkoppeling niet zelf in.
Veelgestelde vragen
Is een winkelartikelnummer ook mijn meldcode?
Ga daar niet van uit. Het winkelnummer identificeert het artikel bij de leverancier. De meldcode hoort bij een vermelding op de RVO-lijst. Verbind beide via het volledige fabrikanttype, zodat je de code van het aangeboden toestel gebruikt.
Wat als mijn warmtepomp niet op de meldcodelijst staat?
Je kunt volgens RVO toch aanvragen, met een productbeschrijving en technische documentatie van het betreffende type. Dat maakt toekenning niet zeker. RVO kan afwijzen wanneer het toestel niet aan de eisen voldoet. Vraag de documenten daarom al vóór aankoop op.
Mag ik het toestel zelf kopen en de installatie uitbesteden?
Ja, RVO staat toe dat je materialen zelf koopt. Alle installatiewerkzaamheden moeten wel door een bouwinstallatiebedrijf worden uitgevoerd, inclusief voorbereiding en afwerking. Zelf een deel installeren en alleen de controle uitbesteden voldoet niet aan die eis. De [RVO-FAQ](https://www.rvo.nl/subsidies-financiering/isde/woningeigenaren/veelgestelde-vragen) legt dit onderscheid uit.
Is een opgeslagen productpagina genoeg voor mijn aanvraag?
Een productpagina kan helpen het aangeboden model terug te vinden. Zij bewijst op zichzelf geen betaling of installatiedatum. Bewaar dus ook de aankoop- en uitvoeringsstukken. Heeft het toestel geen meldcode, verzamel dan bovendien de productbeschrijving en technische documentatie die RVO daarvoor vraagt.
Conclusie
Je dossier groeit mee met de aankoop: eerst leg je vast welk toestel je bedoelt, daarna voeg je betaling en uitvoering toe. Houd die gegevens bij elkaar, zodat je bij de aanvraag kunt laten zien hoe product, factuur en installatie samenhangen.